Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Документація та інвентаризація

І.Документація, її суть і значення

Документація забезпечує суцільне і безперервне відображення господарської діяльності підприємства шляхом реєстрації кожної господарської операції в відповідному документі.

Документ - це належним чином складений і оформлений діловий папір, який письмово підтверджує право здійснення або реальне здійснення господарської операції, містить її ознаки та показники, що підлягають відображенню в обліку.

Тобто, документ є письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення та надає юридичної сили даним обліку.

Суцільне та безперервне відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів називається документацією.

2.Класифікація документів

За призначенням документи поділяють на:

розпорядчі (містять розпорядження на здійснення господарської операції); виконавчі (підтверджують факт здійснення господарської операції); комбіновані (виконують функції і розпорядчих і виконавчих документів).

За порядком складання документи бувають:

первинні (містять відомості про господарську операцію та підтверджують її здійснення);

зведені    (складаються    на    підставі    первинних   документів    способом

35

групування    і узагальнення їх показників).

За способом охоплення операцій документи бувають:

разові (застосовують для оформлення однієї або кількох господарських операцій, які записують до документа одночасно);

нагромаджувальні (використовують для оформлення однорідних господарських операцій в міру їх здійснення протягом певного періоду).

За місцем складання документи поділяють на: внутрішні (складаються на підприємстві); зовнішні (надходять на підприємство від інших осіб).

З.Реквізити та виправлення помилок в документах

Показники, що містяться в документі і характеризують операцію називають його реквізитами. Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Проте кожен документ мас і обов’язкові реквізити, які зазначені в Законі України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” №996 від 16 липня 1999р. Обов’язковими реквізитами документа є:

назва документа;

дата і місце складання;

назва підприємства, від імені якого складено документ;

зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Є цілий ряд документів, в яких виправлення не допускаються. До них, наприклад відносяться, касові, банківські документи, бланки суворої звітності та інші. Бланки суворої звітності – це документи, виготовлені на спеціальних бланках таким чином, щоб у них не можна

було зробити підчисток або помарок. За їх збереженням і використанням встановлюється суворий контроль.

В тих документах, в яких дозволяється виправлення помилок, неправильний запис закреслюють тонкою рискою (щоб можна було бачити закреслене), зверху пишуть правильні дані та завіряють їх підписом осіб, що оформили документ.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів та за недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

4.Документооборот

Рух документів з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до використання для бухгалтерських записів і передачі на зберігання в архів називається документооборотом.

Документи складені не в бухгалтерії після виконання господарських операцій передають до бухгалтерії в порядку і строки визначені головним бухгалтером. В бухгалтерії всі документи підлягають бухгалтерському опрацюванню, метою якого є підготовка документа до наступних записів в облікові регістри. Бухгалтерське опрацювання документів полягає у:

36

перевірці (документи перевіряються по формі, по змісту та арифметично);

розцінці (таксуванні) (проставлення у відповідних графах документів ціни і суми, тобто грошової оцінки натуральних показників);

групуванні (об’єднання однорідних за змістом документів у групи і запис в нагромаджувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі);

котируванні (зазначення кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів).

Документи зберігаються в бухгалтерії, як правило, до кінця звітного року, після чого здаються в постійний архів підприємства. В архіві документи зберігаються протягом встановленого терміну, але не менше трьох років.

5.Інвентаризація, ії суть, значення та види

Інвентаризація – це спосіб перевірки і документального підтвердження наявності і стану активів, капіталу і зобов’язань.

Інвентаризація проводиться з метою перевірки відповідності облікових даних фактичним даним. Якщо дані обліку не співпадають з фактичними, то їх необхідно відкорегувати.

Залежно від повноти охоплення перевіркою об’єктів обліку інвентаризація буває:

повна (суцільна перевірка всього майна, грошових коштів і стану розрахункових операцій підприємства). Наприклад: перед складанням річного звіту.

часткова (перевірка стану окремих об’єктів обліку).

Наприклад: інвентаризація каси.

За характером інвентаризація буває:

планова (проводиться за попередньо розробленим графіком перевірок).

позапланова (проводиться за розпорядженням керівника підприємства).

За обов’язковістю проведення інвентаризація буває:

обов’язкова;

добровільна.

Проведення інвентаризації є обов’язковим в результаті наступних подій:

передача майна державних підприємств в оренду, його приватизація і корпоратизація;

проведення господарських операцій, що пов’язані з реструктуризацією підприємства;

ліквідації підприємства;

пожежа, стихійне лихо чи аварії техногенного характеру або інші надзвичайні ситуації, викликані екстремальними умовами;

зміна керівника колективу (бригади) при колективній матеріальній відповідальності, вибуття із колективу (бригади) більше половини її членів, письмове звернення (вимога) хоча б одного із членів колективу (бригади) про її проведення;

37

випадки відмови постачальником в задоволенні претензій на недовантаження товарно-матеріальних цінностей або отриманні від покупців претензії щодо недовантаження;

встановлення фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

розпорядження судово-слідчих органів; продаж об’єктів необоротних активів;

консервація  необоротних  активів  і  тимчасове  виведення   із  експлуатації  виробничих потужностей;

переоцінка майна;

заміна матеріально-відповідальної особи при індивідуальній матеріальній відповідальності;

складання річної фінансової звітності;

зміна керівника підприємства.

б. Порядок проведення інвентаризації та відображення її результатів в обліку

Порядок і строки проведення інвентаризації визначено Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових засобів, документів і розрахунків.

Об’єктами інвентаризації можуть бути активи та зобов’язання підприємства.  Загальна методика проведення інвентаризації активів представлена на рисі., зобов’язань

38

- -

Відповідальність за інвентаризаційну роботу  покладена на керівника підприємства . Для проведення  інвентаризації  наказом керівника підприємства створюється інвентаризаційна  комісія з працівників  підприємства за  участю головного  бухгалтера .Інвентаризаційну  комісію затверджує керівник підприємства або його заступник. Наказом також встановлюються строки початку та закінчення інвентаризації.

Для забезпечення повноти й точності, а також полегшення і прискорення інвентаризації проводять окремі підготовчі роботи. Результати інвентаризації заносять в інвентаризаційні описи чи акти інвентаризації (залежно від об’єкту інвентаризації).

39

40

Наприклад .

Інвентаризація запасів на складі

До початку інвентаризації всі запаси групують за видами і сортами. Працівники бухгалтерії зобов’язані закінчити опрацювання всіх документів щодо надходження і витрачання запасів, зробити всі потрібні облікові записи та виявити залишки на рахунках на день інвентаризації. Метеріально-відповідальні особи на день інвентаризації дають розписку про те, що всі прибуткові і видаткові документи здано до бухгалтерії і в них немає не оприбуткованих або не списаних на видаток запасів.

Інвентаризацію проводять за місцезнаходженням запасів у присутності матеріально-відповідальних осіб. Залишок матеріальних цінностей визначають їх перелічуванням, зважуванням, обмірюванням тощо.

Дані інвентаризації кожного виду запасів заносять до Відповідальність за інвентаризаційну роботу покладена на керівника підприємства. Для проведення інвентаризації наказом керівника підприємства створюється інвентаризаційна комісія з працівників підприємства за участю головного бухгалтера. Інвентаризаційну комісію інвентаризаційних описів, які підписують всі члени інвентаризаційної комісії.

Оформлені інвентаризаційні описи передають у бухгалтерію, де порівнюють їх дані з даними обліку і виявляють надлишки, нестачу чи пересортицю цінностей. Виявлені розбіжності записують у порівняльні відомості. Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність порівняльних відомостей, з’ясовує причини виникнення розбіжностей та винних в цьому осіб.

Матеріально-відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії пояснення щодо причин виявлення нестач та надлишків. Висновки і пропозиції щодо врегулювання інвентаризаційних різниць оформлються протоколом, затверджуються керівником підприємства і відображаються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію.

41

Порівняльна відомість

На «__________» ________________20___р.

На підставі наказу від  «____»___________20___р.№__________проведена

інвентаризація фактичної наявності цінностей, які знаходяться на відповідальному зберіганні__________________________________________    .

П.І.П. матеріально-відповідальної особи

Знімання залишків:       розпочато « ______»_____________________р.

закінчено  «_______»_____________________р.

Під час інвентаризації встановлено:

Найменування цінностей Значиться за обліковими даними Фактичні залишки Нормовані втрати Результати інвентаризації
Надлишок Нестача

Надлишок в сумі_______________________________________________

Нестача в сумі ______________________________________________

Голова комісії______________________________________________
Бухгалтер___________________________________________________

Матеріально відповідальна    особа   _________________________          Рішення  керівника__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

«_________»  _____________20________р.  __________________

При визначенні попереднього результату інвентаризації може бути виявлено:

1)відповідність фактичних і бухгалтерських даних;

2)нестачуфактичний залишок менше облікового:

3)лишки - фактичний залишок більше облікового.

4) за результатами інвентаризації може бути виявлено пересортування товарно-матеріальних
цінностей, яке є результатом взаємної заміни подібних товарно-матеріальних цінностей (допущено
через порушення технологічного та організаційного порядку).

Умови пересортування:

у результаті інвентаризації виявлені лишки та нестачі товарно-матеріальних цінностей одного найменування і тотожної кількості;

виявлені лишки та нестачі утворилися за період, що перевіряється та у однієї матеріально-відповідальної особи. При відсутності лише однієї з цих

42

умов, проводити пересортування забороняється.

Способи  регулювання  виявлених  при  інвентаризації розбіжностей  фактичної  наявності об’єктів з даними бухгалтерського обліку:

здійснюється взаємне зарахування лишків і нестач у результаті пересортування за умови, що вони виявлені в один і той же інвентаризаційний період, у однієї і тієї ж особи, по матеріальних цінностях одного й того ж найменування та в тотожних кількостях; лишки підлягають оприбуткуванню;

нестачі в межах норм природного убутку списуються на собівартість продукції; нестачі понад норм природного убутку відносяться на винних осіб;

дебіторська заборгованість, термін позовної давності якої минув, списується на результати господарської діяльності, а кредиторська – перераховується до бюджету (в державних підприємствах)чи відноситься на доходи (в приватних підприємствах).

Типові проводки з обліку результатів інвентаризації таблиця 1

Дебет Кредит
№ оп. Зміст господарської операції Кореспондуючі рахунки
Нестача виробничих запасів
1. Якщо винна особа не встановлена
1 Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду 947 Рахунки запасів
2 Відображення на позабалансовому рахунку суми нестачі 072
2. Якщо винна особа встановлена
1 Відображення суми нестачі у складі витрат звітного періоду 947 Рахунки

запасів

2 Сума, що підлягає відшкодуванню в розмірі фактичної нестачі 375 71
3 Отримано суму відшкодування втрат 30 375
Лишки виробничих запасів
1 Оприбуткування запасів, раніше не облікованих на балансі Рахунки запасів 719
загрузка...