Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Документообіг на підприємстві

План:

1.  Основи роботи з первинними документами.

1.1      Реквізити документів: обов’язкові і додаткові

1.2      Правила заповнення документів

1.3      Виправлення в документах

1.4      Зберігання документів

1.5      Пропажа і знищення документів

2.  Правила документообігу

2.1      Що таке графік документообігу

2.2      Приклад складання графіка документообігу

3.  Відповідальність за заповнення документів і дотримання графіка документообігу

Додаток

1.Основи роботи з первинними документами.

Прописна бухгалтерська істина говорить: відображати в обліку і звітності операції, що проводяться підприємством, можна, тільки маючи первинні документи (далі — ПД), які є письмовими доказами, що фіксують і підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи керівництва на їх проведення (див. п. 2.1 Положення № 88). У нашій країні ПД, облікові регістри і бухгалтерську звітність складають українською мовою (мова діловодства і документації —див. ст. 11 Закону про мови). Тому, приймаючи в роботу документи іноземною мовою, не забудьте подбати про їх переклад.

ПД складають у момент проведення господарської операції або безпосередньо після її завершення (див. п. 2.2 Положення № 88). Роблять це на паперових або машинних носіях, використовуючи бланки типових первинних форм, якщо такі затверджені міністерствами і відомствами України. Можна використовувати і самостійно виготовлені бланки, що містять всі необхідні реквізити відповідних форм (див. п. 2.7 Положення № 88).

1.1. Реквізити документів: обов’язкові і додаткові

Пункт 2 ст. 9 Закону про бухоблік обов’язковими рек­візитами ПД визнає:

— назву підприємства, що склало документ;

— назву ПД (форми);

— код форм й;

— дату і місце складання;

— зміст і обсяг операції та ЇЇ вимірники (в натурально­му і вартісному вираженні);

— посади і підписи осіб, відповідальних за здійснення операції та складання ПД.

Крім того, враховуючи характер операції та технології обробки даних і керуючись п. 2.4 Положення № 88, до ПД можна включити додаткові реквізити:

— ідентифікаційний код підприємства-упорядника;

— номер документа;

— підставу для здійснення операції;

— дані про документ, що засвідчує особу одержувача, іт.д.

1.2. Правила заповнення документів

Згідно з п. 2.10 Положення № 88 записи у ПД роблять тільки темним чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими способами, що забезпечують їх збереження протягом встановлених строків зберігання документів. Пам’ятайте проте, що заповнювати ПД чор­нилом та іншими засобами червоного кольору не мож­на, оскільки в бухобліку традиційно цей колір викорис­товують для виправлення помилок (метод сторно).

Виходячи з п. 2.11 Положення № 88, щоб убезпечити себе від стороннього втручання в оформлення ПД і від їх повторного використання, вільні рядки у ПД і звітності неодмінно перекреслюють, а документи, які додають до прибуткових (видаткових) касових ордерів, і документи щодо нарахування зарплати і подібних виплат погаша­ють штампом або написом вручну “Оплачено^ зазнача­ючи дату (див. п. 2.18 Положення № 88 і п. 3.12 Поло­ження про касові операції). До того ж на всіх обробле­них ПД (тобто внесених до облікового регістру) ставлять дату занесення до регістру або перенесення в комп’ю­терну програму. Попередньо їх перевіряють працівники бухгалтерії за формою і змістом: стежать за наявністю в документі обов’язкових реквізитів, за суттю операції і за логічним ув’язуванням окремих показників.

Ті ПД, операції за якими суперечать законодавству, нормативним актам і затвердженому порядку прийман­ня, зберігання і витрачання коштів, товарно-матеріаль­них цінностей (далі— ТМЦ) та іншого майна, слід пере­дати головному бухгалтеру для з’ясовування питання: варто їх приймати до роботи чи ні (див. п. 2.16 Поло­ження № 88).

Фізичні та юридичні особи, які здійснююсь операції, пов’язані з прийманням і видачею коштів, цінних паперів, ТМЦ та інших об’єктів майна, повинні бути забезпечені підприємством, яке виконує ці операції, копіями ПД за ними (див. п. 2.6 Положення № 88).

1.3. Виправлення в документах

Виправленню помилок у ПД присвячено розділ 4 По­ложення № 88. Отже, з помилками у ПД, створеному вручну, вчиняють так: неправильний текст (або число) закреслюють одною рискою так, щоб можна було про­читати виправлене, і зверху пишуть правильний. Поруч пишуть “Виправлено”, завіряють в осіб, які підписали цей документ, і проставляють дату внесення виправлень. Нагадаємо, що у касових, банківських і документах по роботі з цінними паперами нічого виправляти не можна.

1.4. Зберігання документів

Про те, як правильно організувати зберігання ПД, мож­на дізнатися із розділу 6 Положення № 88. Які в кожної матеріальної цінності, у ПД є свої терміни зберігання. Повний їх список ви знайдете у Переліку № 41, а ми на­гадаємо лише деякі з них. Отже, зберігають:

—  ПД і додатки до них, що фіксують факт виконання господарської операції та слугують підставою для за­писів у реєстрах бухгалтерського і податкового обліку (касові, банківські документи, виписки банків, авансові звіти і т. д.), — 3 роки, за умови завершення перевірки державним податковим органом з питань дотримання податкового законодавства (див. ст. 315 Переліку № 41);

—          довіреності на одержання грошових сум і ТМЦ (утому числі анульовані) — 3 роки (див. ст. 319 Переліку №41);

—       журнали, книги реєстрації рахунків, касових ор­дерів, довіреностей, платіжних доручень — 3 роки (див. ст. 324 Переліку № 41).

1.5. Пропажа і знищення документів

У таких ситуаціях керівнику підприємства слід пись­мово повідомити правоохоронні органи і наказом при­значити комісію, яка встановить перелік відсутніх ПД і проведе розслідування причин їх пропажі або знищен­ня. Для роботи в комісію запрошують представників слідчих органів, державної охорони і пожежного нагляду. Результати своєї роботи комісія оформляє актом, який затверджує керівник підприємства. Копію акта в 10-ден-ний строк направляють до органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, а також до податкової інспекції (для підприємств) або до місцевого фінансо­вого органу (для установ).

2. Правила документообігу

Документообіг — це рух ПД на підприємстві, а саме створення або одержання від інших підприємств, уста­нов, прийняття до обліку, обробка і передача в архів. Як ви розумієте, на будь-якому підприємстві є документо­обіг, а ось його графік — все ще рідкість. Швидше за все, це пов’язано з тим, що нормативні акти з даного приво­ду зберігають горде мовчання. Проте, на нашу думку, підприємство в цілому і керівник з головним бухгалте­ром, зокрема, повинні бути зацікавлені в наявності гра­фіка документообігу. Згідно з п. 5 ст. 8 Закону про бух­облік підприємство на свій розсуд затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інфор­мації. А п. 6 тієї самої статті Закону про бухоблік наполя­гає на тому, щоб керівник створив необхідні умови для бездоганного ведення обліку, забезпечив неухильне ви­конання всіма підрозділами, службами і працівниками, причетними до обліку, правомірних вимог бухгалтера щодо дотримання порядку оформлення і подання для обліку ПД.

2.1. Що таке графік документообігу

Весь документообіг на підприємстві регламентує графік документообігу. Роботу з його складання орга­нізовує головний бухгалтер (він же контролює дотриман­ня графіка виконавцями, а його вимоги обов’язкові для всіх підрозділів і служб підприємства —див. п. 5.5 По­ложення № 88). Сам графік затверджує керівник під­приємства (установи) своїм наказом.

Найчастіше графік документообігу на підприємстві оформляють у вигляді схеми або переліку робіт зі ство­рення, перевірки й обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, а також усіма вико­навцями із зазначенням їх взаємозв’язку і строків вико­нання робіт —див. п. 5.3 Положення № 88. У графіку фіксують (див, п. 5.2 і п. 5.3 Положення № 88):

—          кількість і назви підрозділів, через які проходить кожний ПД;

— посади виконавців, які працюють з ним;

— мінімальний і максимальний строки перебування ПД у підрозділі або у виконавця;

— в який момент кожний вид ПД складають, прийма­ють до обліку, передають в обробку і здають в архів.

Документуванням господарських операцій займають­ся не лише працівники бухгалтерії, але й у першу чергу ті, хто здійснює господарські операції і дає доручення або дозвіл на їх проведення (посадові особи виробни­чих, технологічних, інженерно-технічних та інших служб підприємства). Для цього кожному виконавцю видають витяг із графіка документообігу, в якому наводять пе­релік ПД, які відносять до функціональних обов’язків да­ного співробітника, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які їх передають, строки і порядок по­дання ПД (див. п. 5.4 Положення № 88).

2.2. Приклад складання графіка документообігу

На наш погляд, графік документообігу повинен перед­бачати оптимальну кількість підрозділів і виконавців для проходження кожним ПД і визначати мінімальний строк його знаходження у підрозділі. Зауважимо, що графік за­лежить від особливостей організації виробництва і струк­тури конкретного підприємства, тому універсальних порад з його розробки немає. Але в будь-якому разі є загальні рекомендації, що допоможуть створити свій універсальний графік. Крім цього, приблизний графік документообігу є в додатку до Положення № 105. Ми склали зразок графіка і наводимо його для вас у таблиці на стор. 8 — 9.

  1. Відповідальність за заповнення документів і дотримання графіка документообігу

На підприємстві варто обумовити чіткий розподіл відповідальності за оформлення, подання й обробку ПД серед посадових осіб підприємства. Тому керівник, щоб упорядкувати документальне фіксування фактів госпдіяльності, затверджує перелік посадових осіб, що мають право давати дозвіл (підписувати ПД) на госпо­дарську операцію, пов’язану з відпуском (витрачанням) коштів і документів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна (не забудьте, що з такими особами ст. 1351 КЗпП зобов’язує укласти письмовий договір про повну ма­теріальну відповідальність — див. газету “Все про бух­галтерський облік” № 15 за 2005 р. стор. 18 — 19). Відпо­відальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу стро­ки для відображення в обліку, за достовірність даних цих документів несуть особи, які склали і підписали ПД.

Список використаних нормативно-правових актів:

1.  КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

2. Закон про мови — Закон України “Про мови в Ук­раїнській РСР” від 28.10.89 р. № 8312-ХІ.

3. Закон про бухоблік — Закон України “Про бухгал-терський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.99р. №996-Х!У

4.  Положення № 105 — Положення про документи і документообіг у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 р. № 105.

5. Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, за­тверджене наказом Мінфіну У країн й від 24.05.95 р. № 88.

6. Положення про касові операції— Положення про ве­дення касових операцій у національній валюті в Україні, за­тверджене постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637.

7.  Перелік № 41 — Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41.

загрузка...