Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Контрольно-ревізійна робота

  1. Планування контрольно-ревізійної роботи.
  2. Основні етапи та підготовка до проведення ревізії.
  3. Порядок  проведення ревізій та перевірок.
  4. Оформлення результатів ревізій та перевірок.

Максимальний ефект в ревізійній діяльності досягається при правильному її плануванні. Планування ревізії є першим і найбільш важливим етапом організації контрольно-ревізійної роботи, тому що від цього здебільшого залежить раціональне використання контрольно-ревізійного апарату, правильна організація ревізій та їх ефективність.

Обґрунтоване планування забезпечує краще використання контрольно-ревізійних кадрів, робочого часу на проведення ревізій і перевірок, сприяє поліпшенню управління контрольно-ревізійними органами.

План ревізії – це документ, в якому вказується перелік контрольно-ревізійних робіт, які необхідно виконати, кількість часу, спосіб ревізії, дата початку і закінчення конкретної роботи та виконавці.

Плани складають у кожному контрольно-ревізійному органі в кінці звітного періоду на наступний рік або квартал на основі попередньої інформації про контрольно-ревізійну роботу, стану справ на підприємствах та з урахуванням необхідної черговості проведення контролю на підприємствах і деяких нормативів.

План складається в певній послідовності. В першу чергу ревізіями охоплюються ті підприємства, з яких надходять скарги та сигнали про запущеність обліку, крадіжки, безгосподарність, в другу – підприємства, які не ревізувалися більше року, в третю – підприємства, які потребують практичної допомоги.

Терміни проведення планової перевірки не повинні перевищувати 30 робочих днів. Цей термін не стосується підприємств, сукупний річний валовий дохід яких перевищує 20 млн. грн.. і більше, термін перевірки яких може перевищувати 30 робочих днів.

План складають виходячи з реальних можливостей контролера перевірити на належному рівні відповідну кількість підприємств. Певний резерв часу необхідно передбачити для здійснення непланових ревізій, тематичних перевірок за вимогою правоохоронних та вищих органів управління, а також на підготовку до ревізій і перевірок та контролю за виконанням рішень, прийнятих за результатами попередніх ревізій і перевірок, проведення семінарів, нарад, на облік і звітність по контролю.

Відповідальність за правильне складання плану проведення ревізій і перевірок, а також за його виконання покладено на начальника контрольно-ревізійного відділу (управління). Строки проведення контролю та його виконавці розголошенню не підлягають. Ревізії повинні мати раптовий характер.

Річний план складається на рік, його підписує керівник контрольно-ревізійної служби, затверджує керівник міністерства, відомства, управління. Цей документ є таємним, тому в ньому не зазначаються особи, які будуть проводити ревізію, але вказується кількість ревізій в кварталі. План ревізії складається в одному примірнику, підписується особою, якій це доручено, затверджується керівником організації, що проводить ревізію, та зберігається під ключем як документ, що не належить розголошенню, у особи, що очолює контрольно-ревізійну роботу.

Для конкретизації річного плану краще на його підставі складати квартальні плани-графіки ревізій.

На підставі річних планів складають квартальні плани, в яких уточнюють строки проведення ревізій, прізвища перевіряючих. Квартальний план складається за 10-12 днів до початку нового кварталу. Його підписує начальник відділу контрольно-ревізійної служби, затверджує керівник відомства. На відміну від річних, в квартальних планах охоплюється ширше коло показників – зазначається період, за який проводиться ревізія, обсяг і тривалість ревізії.

На підставі квартальних планів-графіків керівник ревізійної служби складає індивідуальні місячні або квартальні плани ревізій для кожного контролера. Вони складаються в одному примірнику, підписуються тільки керівником ревізійного органу та вручаються виконавцям не пізніше 10 днів до початку місяця або кварталу, щоб виконавці мали час для підготовки до ревізії. Ревізори (контролери) зберігають отримані індивідуальні плани під ключем як документи, що не підлягають розголошенню.

До планів додають графіки відпусток контролерів, підвищення їх кваліфікації.

Плани ревізійних комісій підприємств складають голови цих комісій і затверджують на засіданнях. Вони можуть мати різні форми. Однак у всіх потрібно вказати перелік об’єктів та період перевірки, виконавців, строки і спосіб перевірки.

Складання продуманої і чіткої програми – один з важливих факторів підготовчої роботи до проведення ревізії. Особливо важливо передбачити перевірку питань, пов’язаних із змінами в законодавстві та нормативних актах, новими законодавчими актами.

Ревізія – це тривалий процес, який проводиться в кілька етапів.

Згідно з методикою  проведення комплексної ревізії економічної і соціальної діяльності ревізійний процес(ряд послідовних етапів перевірки) складається з 5 етапів:

–         організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;

–         проведення ревізії;

–         оформлення результатів ревізії;

–         прийняття рішення за результатами проведеної ревізії;

–         організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.

Ревізію проводять на підставі наказу, підписаного керівником ревізуючої організації. У наказі зазначають назву ревізованого підприємства, період його діяльності, який намічено ревізувати, характер (вид) і строк проведення ревізії, а також прізвища і посади осіб, які беруть у ній участь. На підставі такого наказу всім членам ревізійної комісії видають посвідчення про відрядження.

Проведенню ревізій передує вивчення наявних в організації, яка призначила ревізію, фінансових, банківських та інших органах звітних та статистичних даних, матеріалів попередньої ревізії і тематичних перевірок та іншої поточної інформації, яка характеризує господарську діяльність і фінансовий стан підприємства, що підлягає ревізії. Використовуються також дані аналізу за матеріалами фінансової звітності, акти попередніх ревізій тощо.

Ревізори ознайомлюються із Законами України з питань оподаткування, розрахунково-платіжної та фінансової дисципліни, праці та заробітної плати, з іншими нормативними актами, з’ясовують, як виконано пропозиції за результатами попередньої перевірки. Таке попереднє вивчення дає можливість ревізору заздалегідь визначити найбільш неблагополучні ділянки в роботі цього підприємства, а отже, окреслити основний напрям роботи під час ревізії.

Перед виїздом на об’єкт керівник вищестоящої організації, від імені якої проводиться ревізія, видає ревізору розпорядження на право проведення ревізії, у якому вказуються назва підприємства, що підлягає ревізії, дата початку й закінчення ревізії. Розпорядження реєструється в журналі обліку ревізій.

На підставі ст. 7 Указу Президента № 817/98 «Про деякі заходи перегулювання підприємницької діяльності» та у відповідності з Наказом Державного комітету України з питань розвитку підприємництва № 18 від 10.08.1998 р., зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 01.10.1998 р., кожний суб’єкт підприємницької діяльності, на добровільних засадах, з метою недопущення несанкціонованих перевірок повинен завести журнал реєстрації перевірок на кожному об’єкті оподаткування, де здійснюється підприємницька діяльність.

Журнал реєстрації перевірок прошивається суб’єктом підприємницької діяльності та завіряється печаткою і підписом директора або власника, або тільки підписом (для фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності).

Представники податкового органу перед початком перевірки повинні обов’язково зробити запис у журналі, заповнюючи всі передбачені графи, та поставити свій підпис.

На підставі вивчених даних про минулу фінансово-господарську діяльність підприємства і з врахуванням поставлених у розпорядженні завдань, керівник ревізійної групи складає програму ревізії. Програма включає перелік конкретних питань, що підлягають перевірці, період, за який має бути проведена ревізія, а також опис процедури її здійснення.

Програма ревізії затверджується керівником контрольно-ревізійного апарату організації, яка призначила ревізію. Один примірник програми вручають керівнику ревізійної групи, а другий залишається у справах організації й служить для контролю виконання.

Керівник ревізійної бригади повинен ознайомити всіх членів бригади із змістом програми і розподілити завдання між ними. Відтак члени бригади (ревізор) складають робочі плани проведення ревізії, які затверджуються керівником ревізійної групи.

Робочий план включає перелік робіт, які підлягають виконанню під час ревізії, троки їх виконання та спосіб перевірки (суцільний, вибірковий), термін закінчення ревізії.

Доцільно заготовити макети робочих таблиць, проміжних актів, відомостей для оформлення результатів ревізії для скорочення часу на цю роботу на підприємстві. Крім того, вдало розроблені таблиці, відомості, в яких закладено алгоритм розрахунків певних показників та їх зіставлення, полегшують роботу на об’єкті ревізії, є доброю допомогою для молодших і менш досвідчених контролерів.

Підготовчий період завершується інструктажем і обміном пропозиціями всіх членів ревізійної групи перед виїздом на об’єкт ревізії. Інструктаж проводить начальник ревізійного відділу, керівник ревізійної групи, головний бухгалтер, в окремих випадках – керівник управління. Від якості підготовчої роботи значною мірою залежить ефективність ревізії.

Прибувши на об’єкт ревізії (підприємство), керівник ревізійної групи пред’являє керівнику наказ про проведення ревізії. Керівник викликає головного бухгалтера та інших головних спеціалістів і керівників відповідних служб і проводить коротку нараду, на якій повідомляє про мету і завдання ревізії, дає відповідні розпорядження спеціалістам щодо участі в організації та проведенні ревізії на окремих ділянках, підготовки необхідної інформації тощо. Після цього члени ревізійної групи приступають до ревізії на своїх ділянках відповідно до прогарами.

Одразу ж проводять інвентаризацію каси і матеріальних цінностей, худоби. До інвентаризації, яку проводять під керівництвом контролерів, залучають бухгалтерів та інших працівників, а також ревізійну комісію підприємства.

На початку ревізії роблять загальне обстеження підприємства: оглядають поля, ферми, підсобні цехи, сховища і склади матеріальних цінностей, гаражі, ангари та інші місця зберігання сільськогосподарської техніки, будівельні майданчики, розміщення і склад виробничих підрозділів, зсовують, які форми організації праці й управління застосовують на даному підприємстві. У результаті одержують загальну уяву про стан справ на підприємстві, уточнюють програму і завдання перевірки та загальний обсяг ревізійної роботи. Після цього приступають до ревізії програмних питань.

Особливо складною і трудомісткою є перевірка документів, яку можна здійснювати у хронологічному, систематизованому і комбінованому порядку.

Хронологічна перевірка передбачає дослідження документів у послідовності, в якій вони підшиті, тобто за кожний місяць перевіряють всі документи: касові, банківські, по руху матеріальних цінностей та ін. такий порядок перевірки на невеликих підприємствах з незначною кількістю операцій.

Систематизовану перевірку здійснюють за однорідними операціями, згрупованими за економічною ознакою, тобто за весь період, що підлягає ревізії, перевіряють всі касові документи, потім банківські і т. д. такий порядок вивчення документів більш ефективний, ніж хронологічний, бо дозволяє зосередити увагу на певній ділянці роботи, що виконувалася протягом тривалого періоду, і виявити тенденції і типові відхилення. Тому систематизована перевірка використовується найчастіше.

Комбінований порядок дослідження документів передбачає поєднання хронологічного і систематизованого способу, використовуючи переваги кожного з них. Вона зумовлена необхідністю зіставлення взаємопов’язаних операцій і дослідження їх у взаємозв’язку.

Важливий організаційний момент – встановлення послідовності перевірки документів, яка зумовлена черговістю виконання відповідних господарських операцій і взаємозв’язком документів. Тому послідовність перевірки документальних джерел повинна бути такою, при якій кожний наступний етап випливає з попереднього.

При перевірці відповідних господарських операцій також важливо дотримуватися певної послідовності, зумовленої порядком формування інформації, починаючи з відображення її в первинних документах і закінчуючи звітністю. З урахуванням цього можна перевіряти документи за принципом «від документа до регістра» або «від регістра до документа», тобто від часткового до загального, або навпаки. Вибір підходу в основному залежить від виду господарських операцій. Однак перевагу надають принципу «від загального до часткового».

Спеціалісти у складі ревізійної групи при проведенні комплексної ревізії основну увагу звертають на перевірку організації і технології виробництва по галузях.

Контролери визначають порядок приймання первинних документів від структурних підрозділів, дотримання графіку документообігу.

Ревізуючи особи перевіряють додержання законності здійснення господарських операцій, кожна з яких регламентується відповідним правовим актом і відображується в відповідному первинному документі.

Оформлення результатів ревізій включає систематизацію, узагальнення матеріалів перевірок і складання основного акта.

У процесі ревізії контролери нагромаджують факти і систематизують їх за програмними розділами ревізії у спеціальному робочому зошиті, складають проміжні акти, одержують довідки, пояснювальні записки, копії або виписки з окремих документів, складають аналітичні таблиці, групувальні відомості, а також вилучають в особливих випадках оригінали документів.

Враховуючи велику тривалість ревізії відразу після виявлення фактів порушень, нестач, розтрат чи зловживань їх оформляють документально. Тому на практиці найбільш широко застосовують два види актів: проміжний і основний.

Головне призначення проміжних актів – негайне документальне оформлення результатів візуального або документального контролю, тобто дійсного стану господарських чи фінансових операцій на момент перевірки. Ними оформляють результати інвентаризації ТМЦ, коштів, поголів’я худоби, основних засобів, взаємоперевірок розрахунків з постачальниками і покупцями, результати контрольних обмірів робіт та переробок сировини на окремих технологічних процесах. При виявленні зловживань, нестач, крадіжок також складають проміжні акти, а від винних осіб беруть пояснення і, не чекаючи закінчення ревізії, вживають заходів щодо реалізації таких актів. До них, як правило, додають пояснювальні записки, розписка матеріально відповідальних осіб, які вони дають до початку і після закінчення перевірки. Тому проміжні акти значно підвищують доказову силу основного акта ревізії.

Проміжні акти повинен складати кожний член ревізійної групи, який проводив перевірку за своїм робочим планом. При цьому їх складають не менш як у трьох примірниках, підписують перевіряючи та особи, діяльність яких перевіряли.

Перед складанням основного акта голова ревізійної групи повинен згрупувати однорідні порушення у спеціальних відомостях, таблицях, що дає можливість не загромаджувати акти значною кількістю однотипного матеріалу. До таких згрупованих описів при необхідності можна додавати копії, виписки з документів, довідки. Всі ці документи, в тому числі і згруповані описи, повинні підписувати відповідальні особи, ділянку роботи яких перевіряли.

Основний акт є двостороннім документом, який має юридичну силу. Від правильного його оформлення значною мірою залежить своєчасність притягнення винних осіб до відповідальності, розробки й реалізації заходів щодо ліквідації виявлених недоліків та приведення в дію виявлених резервів. Тому до оформлення акта ревізії ставляться суворі вимоги.

Всі записи в ньому повинні бути чітко аргументованими, об’єктивними і доказовими.

Факти потрібно викладати так, щоб по кожному з них можна було б одержати обґрунтовані відповіді на питання: що порушено (закон, постанова, інструкція, наказ із зазначенням статті, пункту і суті порушення); хто порушив; коли порушено (дата або період здійснення порушення); чим викликане порушення (причини й умови, які сприяли порушенню); які наслідки допущеного порушення (розмір заподіяного збитку); як виявлено порушення; яких вживали або вживають заходів щодо його ліквідації.

Акт не повинен містити висновків, які є компетенцією судово-слідчих органів. Ревізійна комісія має посилатися виключно на документальні свідчення про характер тих чи інших порушень.

В акті ревізії факти потрібно викладати просто, ясно, чітко, лаконічно, діловою мовою, тактично. Не слід вживати термінів, які носять характер юридичної оцінки дій посадових осіб: розтрати халатність, крадіжки, зловживання, безгосподарність та ін., а замість них – нестача, лишки, перевитрати, порушення правил зберігання майна, матеріальний збиток тощо. Оцінку дій винних осіб мають право давати правоохоронні органи або вищі органи управління даним підприємством.

Акти не слід перевантажувати описуванням однорідних фактів, а посилатись на додатки, які містять перелік цих порушень, зазначаючи лише зміст порушень та їх загальний розмір. В акті відображають насамперед найсуттєвіші факти порушень, зловживань і недоліків.

Перш ніж здати акт на передрук, доцільно його зміст обговорити з відповідальними службовими особами обревізованого підприємства з метою перевірки і уточнення викладених в акті фактів. Посадові особи перевіюваного підприємства мають право знайомитися з актами ревізій та з усіма документами, на підставі яких зроблені висновки про недоліки або зловживання.

Основний акт ревізії складають на підставі згрупованих і узагальнених матеріалів проміжних актів і записів з робочих зошитів. Він включає вступну (загальну) і основну (програмну) частину.

В загальній частині відображують такі дані: назва акта, місце і дата його складання; склад ревізійної комісії – прізвище, ініціали, посада кожного члена ревізійної групи; підстава, дата початку і закінчення ревізії; період, за який вона проведена; загальні відомості про попередню ревізію (вид, хто проводив), посадові особи, відповідальні за виробничо-фінансову діяльність за період ревізії із зазначенням дати зарахування на посаду у випадку змін у складі керівництва, що відбувались у період, за який проведена ревізія; короткі відомості про підприємство; спосіб перевірки (суцільний, вибірковий) із зазначенням, які операції перевірялися суцільним способом, а які – вибірковим і за які місяці.

В основній частині акта відображують результати перевірки програмних питань по розділах затвердженої програми ревізії. В кожному розділі коротко, але досить повно викладають факти, що характеризують виробничо-фінансову діяльність підприємства.

До актів додають опис додатків і самі додатки.

Акт складають у 3-4 примірниках, 1 – під розписку в першому примірнику акта передають керівнику або головному бухгалтеру підприємства, а інші – органу управління, який призначив ревізію. Останній в разі необхідності окремі примірники акта може переправити правоохоронним та іншим органам.

Якщо керівники підприємства не згодні з певними позиціями акта, то вони повинні підписати його і не пізніше як через 3 дні додати до нього письмове пояснення із спірних питань, у якому викласти причини і обставини виникнення тих чи інших порушень, недоліків, зловживань.

Ревізійна комісія обов’язково дає остаточний висновок на пояснення керівників господарства. У ньому по кожному питанню повинні бути оговорені об’єктивність пояснення і доцільність його врахування при підготовці проекту рішення. Висновок підписує голова і окремі члени ревізійної комісії, які брали участь в обговоренні спірних питань. На цьому процес оформлення і погодження матеріалів ревізії закінчується.

загрузка...