Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Облік матеріалів на складах

Для зберігання матеріальних цінностей створюють складське господарство, до якого включають центральний склад, де знахо­дяться основні запаси сировини, добрив, запасних частин, насіння тощо, та склади у виробничих підрозділах, які забезпечують їх по­точні потреби. В окремих господарствах можуть бути і експе­диційні склади при залізничних станціях, пристанях тощо.

Переважна більшість сировини і матеріалів надходить на цент­ральні склади, звідки проводиться відпуск їх на виробничі потре­би або в склади цехів. Крім того, матеріальні цінності можуть по­ставлятись зі сторони безпосередньо на склади виробничих підрозділів. У цьому випадку доцільно оформляти одержання цінностей через центральний склад для полегшення контролю за

– повнотою їх оприбуткування. Складське господарство має бути організоване так, щоб забезпечувалося збереження від псування ‘V крадіжок матеріалів, своєчасне їх приймання, відпуск і пере­вірка фактичної наявності.

Складські приміщення пристосовуються для зберігання цінностей певного виду. Так, склад для зберігання запасних частин обладнують стелажами, полицями, шафами. Деталі розміщують в окремих гніздах, у них запасні частини розкладають по кожній назві, їх доцільно розміщувати в складі за видами та мар­ками машин, на які відводять окремі стелажі. Нижні полиці потрібно заповнювати більш важкими деталями, легкі розміщу­вати на верхніх стелажах. Це допоможе прискорити приймання та відпуск матеріалів.

Щоб прискорити пошук певних деталей, на кожну з них випи­сують матеріальний ярлик (форма № М-16), який прикріплюють до місця зберігання. В ярлику вказують назву деталі, її прейску­рантний номер, марку машини, для якої вона призначена, одини­цю виміру, норму запасу. Бажано тут же реєструвати ще й ціну. Ярлик служить паспортом для матеріальних цінностей. Заповнює його завідуючий складом.

Склади для зберігання зерна обладнують відсіками. Сортове зерно, насіння соняшника тощо зберігають окремо відповідно до положення про облік насіннєвого матеріалу. До кожного відсіку, в якому зберігають насіння, прикріплюють матеріальний ярлик, в якому вказують назву культури і сорту, його кількість та показ­ники сортової і кондиційної якості. Записи здійснюють на підставі сортових документів. Облік сортового зерна комірник ве­де також у Шнуровій книзі обліку насіння (форма № 176). Скла­ди повинні бути обладнані протипожежними засобами, мати вимірювальні прилади (ваги, метри та інші), необхідний інвентар.

Зберігати будівельні матеріали, сировину, нафтопродукти, го­тову продукцію підприємства повинні на спеціально обладнаних Складах.

Приймання, відпуск і зберігання матеріальних цінностей, а також облік їх на складах здійснюють комірники та інші матеріально відповідальні особи. З ними потрібно укласти договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, ана­логічно, як і з касиром.

Договори про повну індивідуальну матеріальну відпові­ді дальність можна укладати з особами, які досягли 18-річного віку.  Договір укладається в двох примірниках, один з яких знаходиться в адміністрації підприємства, а другий – у працівника.

Кодексом законів про працю України (стаття 134) передбачено, що працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству, установі, ор­ганізації, у випадках, коли:

1) між працівником і підприємством, установою, організацією укладено письмовий договір про взяття на себе працівником пов­ної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості май­на та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей;

2) майно та інші цінності були одержані працівником під звіт за разовою довіреністю або за іншими разовими документами;

3) шкоди завдано діями працівника, які мають ознаку діянь, що переслідуються в кримінальному порядку;

4) шкоди завдано працівником, який був у нетверезому стані;

5) шкоди завдано недостачею, умисним знищенням або умис­ним псуванням матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), в тому числі при їх виготовленні, а також інструментів, вимірю­вальних приладів, спеціального одягу та інших предметів, вида­них підприємством, установою, організацією працівникові в ко­ристування;

6) відповідно до законодавства на працівника покладено повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації при виконанні трудових обов’язків;

7) шкоди завдано не при виконанні трудових обов’язків;

8) службова особа, винна в незаконному звільненні або при пе­реведенні працівника на іншу роботу.

При спільному виконанні працівниками окремих видів робіт, пов’язаних зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), переве­зенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей, коли неможливо розмежувати матеріальну відпо­відальність кожного працівника і укласти з ним договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, може запроваджувати­ся колективна (бригадна) матеріальна відповідальність. Письмовий договір про таку відповідальність укладається між підприємством, установою, організацією і всіма членами колективу (бригади).

Облік матеріальних цінностей на складах ведуть у кількісному виразі по назвах, марках, сортах і розмірах. Обліковують ма­теріали завідуючі складами на картках складського обліку ма­теріалів (форма № М-12). При великій номенклатурі запасів за згодою матеріально відповідальної особи і під її контролем веден­ня карток складського обліку може здійснюватися обліковцями.

Видають картки матеріально відповідальним особам під роз­писку в реєстрі, де вказуються їх кількість та номери. Контроль за видачею і використанням карток веде бухгалтерія господарства.

На кожний номенклатурний номер, код матеріалу відкривається окрема картка. В її заголовку вказують назву, сорт, розмір матеріалу, одиницю вимру, ціну, місце знаходження – номер стелажа і місце за підготовленою системою адре­сації матеріалів.

Картки зберігають у картотеках за групами цінностей. Одну групу від іншої відділяють перегородками з картону або фанери, ва яких надписують назву групи. Всередині кожної групи картки розміщують у порядку послідовності кодів (номерів) матеріалів.

На складах з невеликою номенклатурою матеріальних ціннос­тей замість карток можна вести книгу складського обліку (форма № 40). Рахунки в ній відкривають на кожну назву продуктів і ма­теріалів, виділяючи для цього кілька сторінок з таким розрахун­ком, щоб хватило місця для записів протягом року. Якщо відведе­ної кількості сторінок виявилося недостатньо, записи здійснюють на інших вільних сторінках. Облік ведуть у розрізі груп цінностей. Послідовність відкриття рахунків у цій книзі повинна бути узго­джена з регістрами, які ведуться у бухгалтерії господарства. Лис­ти в книзі нумерують, а їх кількість засвідчується підписом голов­ного бухгалтера, який робиться в кінці книги. На першій сторінці приводиться перелік усіх рахунків, які відкриті в книзі. В ній за­писують решту цінностей на початок року на підставі книги за по­передній рік, звірених з даними інвентаризаційних описів.

На підставі оформлених в установленому порядку первинних прибуткових і видаткових документів завідуючий складом пови­нен у той же день зробити записи в картки (книгу) складського обліку про надходження та видачу матеріалів, вивести залишки на кінець дня.

Розноску із лімітно-забірних карток даних про відпуск ма­теріалів можна здійснювати також по мірі закриття карток, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. При та­кому порядку записів лімітні картки потрібно зберігати разом із відповідними картками (книгами) складського обліку.

Працівники бухгалтерії підприємства повинні систематично, але не рідше одного разу на десять днів здійснювати безпосередньо на складах перевірку своєчасності і правильності оформлення первинних документів по складських операціях, а також запису У картки (книгу) складського обліку. Перевірку записів операцій і виведення залишків завідуючим складом працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом у відповідному рядку картки. Одно­часно з такою перевіркою працівник бухгалтерії приймає від завідуючого складом первинні документи. Підставою для приймання-здачі документів є підпис працівника бухгалтерії в картках складського обліку.

Контроль за правильністю ведення документації і складського обліку з боку облікових працівників можна здійснювати не безпо­середньо на складі, а в бухгалтерії. В такому випадку первинні до­кументи в установлені терміни повинні здаватися в бухгалтерію при реєстрі приймання-здачі документів (форма № М-13). В ньо­му по кожній групі або номенклатурному номері вказують кількість і номери документів, що здаються.

Реєстр краще складати окремо по прибуткових і видаткових документах. Реєстр готують у двох примірникам, один з яких з до­кументами передають бухгалтеру, а другий (без документів) з під­писом бухгалтера повертається завідуючому складом і є підставою про здачу документів.

Прийняті документи бухгалтер перевіряє і здає оператору для обробки на персональному комп’ютері, на якому складають звіт про рух матеріальних цінностей (матеріальний звіт). Він повер­тається на склад для перевірки повноти і правильності включення всіх документів, підпису його і передачі у бухгалтерію.

Персональний комп’ютер може бути безпосередньо на складі. Тоді тут же здійснюється обробка інформації з первинних доку­ментів автоматизовано, тобто створюється автоматизоване робоче місце (АРМ).

При ручному способі обробки первинних документів завідую­чий складом не рідше одного разу на місяць (згідно з графіком до­кументообігу) у кінці кожного місяця складає і подає в бухгал­терію звіт про рух матеріальних цінностей. Підставою для його складання є первинні документи та записи в картках (книзі) складського обліку.

Звіт готують у двох екземплярах, з яких один разом з первин­ними прибутковими та видатковими документами передається в бухгалтерію підприємства, а другий (без документів) з підписом бухгалтера про прийняття повертається завідуючому складом і служить підтвердженням здачі звіту.

На кожну групу матеріальних цінностей, які обліковуються на окремих синтетичних рахунках, складають окремий звіт. У ньому вказують залишок цінностей на початок місяця, їх над­ходження, вибуття і залишок на кінець місяця. Надходження і вибуття групують по джерелах надходження і каналах витра­чання так, щоб можна було прямо на звіті проставити кореспон­денцію рахунків при контировці документа. Це спрощує перевірку даних звіту і подальшу роботу з обліку матеріальних цінностей.

У більшості випадків матеріально відповідальні особи склада­ють звіти лише в натуральних вимірниках, їх оцінку (таксування) проводять у бухгалтерії підприємства.

При великій номенклатурі матеріалів обсяг звітів буває досить . Щоб його зменшити, окремі господарства до звіту включають не всі матеріальні цінності, а лише ті, по яких за звітний період був рух (надходження, вибуття, надходження і вибуття одночасно). Цим вдається зменшити обсяг звіту більш як на половину. Облік при цьому не погіршується, бо якщо руху не бу­ло, то залишки матеріалів будуть такими ж, як і в попередньому звітному періоді.

По нафтопродуктах складають окремий звіт про рух пального і мастил (форма № 120). Техніка складання, порядок приймання і перевірки його аналогічні звіту по формі № 121.

Організовуючи облік матеріалів, слід пам’ятати, що обсяг облікової інформації завжди повинен бути в межах розумної по­треби. Зайва інформація приводить до збільшення витрат на її отримання, але не може бути ефективно використана в системі управління підприємством. Недостатня інформація може при­звести до погіршення контролю. Це потрібно врахувати при організації обліку матеріалів.

Якщо на кожну назву, сорт і розмір матеріалів відкривати окрему картку складського обліку, то, наприклад, лише для обліку цвяхів потрібно використати до десятка карток. Адже цвя­хи є різні за сортами, розмірами, цінами. Проте в обліку завжди потрібно діяти виходячи з реального життя. Тому по тих же цвя­хах достатньо відкрити одну або дві картки і цим буде забезпече­ний необхідний контроль.

Працівники бухгалтерії зобов’язані періодично проводити на складах контрольні вибіркові перевірки залишків цінностей, особ­ливо дефіцитних і дорогих, для порівняння їх з даними обліку, здійснювати інструктаж матеріально-відповідальних осіб про по­рядок ведення кількісного обліку, складання матеріальних звітів, оформлення документів на право одержання та видачу матеріалів.

Про наслідки контрольно-вибіркових перевірок перевіряючий повинен зробити запис у журналі, який ведеться для цієї мети, і доповісти про виявлені порушення головному бухгалтеру і керівнику підприємства для прийняття рішень.

загрузка...