Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Облік розрахунків з підзвітними особами

Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій із готівковими коштами, розрахунками, придбанням ма­теріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому виконання цієї ділянки облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

Підзвітна особа – довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов’язків по відношенню до підприємства. В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов’язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають з каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною, такою може бути пише працівник цього підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначається керівником підприємства.

Гроші під звіт видають на витрати по відрядженню, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випад­ку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Тому при видачі авансу за платіжною відомістю видатко­вий касовий ордер потрібно виписувати не по кожному працівни­ку, а на загальну суму виданої з каси готівки. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий.

Грошовий аванс – це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат по відрядженню тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, при якому підзвітна осо­ба спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

Видачу грошей під звіт можна проводити безпосередньо із каси підприємства, по грошовому чеку з поточного або валютного ра­хунку підприємства, грошовим переказом через органи зв’язку у місце знаходження підзвітної особи, за допомогою гарантовано­го платіжного доручення через банк, а також за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг).

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємств за умо­ви повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії Звіту про ви­користання коштів, наданих на відрядження або під звіт, про вит­рачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки Звіт про використан­ня коштів, наданих на відрядження або під звіт про витрачання одержаних у касі сум.

Законом України від 22 травня 2003 p. № 889-IV «Про податок з доходів фізичних осіб» (стаття 9, пункт 10) визначено порядок оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих плат­ником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлений термін.

Податковим агентом платника податку при оподаткуванні сум, отриманих на відрядження або під звіт, не повернутих таким платником податку протягом встановленого терміну, є особа, що надала такі суми, а саме:

а) на відрядження у сумі перевищення над сумою питрп’ї’ іиміт ника податку на таке відрядження;

б) під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх надала, у сумі перевищення над сумою фактичних витрат платника податку на здійснення таких дій.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утри­мується особою, що надала такі кошти, за рахунок будь-якого опо­датковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а при недостатності суми такого доходу – за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців, до повної сплати суми такого податку.

Якщо платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що надала такі кошти, то така сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного до­ходу під час проведення остаточного розрахунку, а при недостат­ності суми такого доходу непогашена частина податку включаєть­ся до складу податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного податкового року.

Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим внаслідок смерті платника податку або визнання його за рішен­ням суду безвісно відсутнім або померлим, то така сума утри­мується при нарахуванні доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, надається до закінчення третього банківського дня, наступ­ного за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дору­ченням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

За наявності надмірно витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський раху­нок особи, що їх надала, до або під час подання зазначеного звіту.

Якщо платник податку повертає суму надміру витрачених коштів пізніше граничного терміну, встановленого законом, але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день тако­го граничного терміну, то такий платник податку сплачує штраф у розмірі 15 відсотків суми таких надміру витрачених коштів, який стягується підприємством.

Якщо платник податку не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає такий гра­ничний термін, то він сплачує штраф у розмірі 15 відсотків, і ра­зом з тим ця сума підлягає обкладенню податком з доходів.

До валових витрат включаються витрати на відрядження фізич­них осіб у межах фактичних витрат особи, яка відряджена, на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чистка, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), найм інших житлових приміщень, телефонних рахунків, оформлення закордонних пас­портів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкового страхування, витрат на усний та письмовий переклади, інших документально оформле­них витрат, пов’язаних з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати можуть бути включені до складу валових ви­трат платника податку лише за наявності підтверджуючих доку­ментів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), рахунків з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхових полісів тощо.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу валових витрат платника податку за наявності підтвер­джуючих документів щодо зв’язку такого відрядження з основ­ною діяльністю такого платника податку — запрошень приймаю­чої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору (контракту); інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-пра­вові відносини; документів, що засвідчують участь особи, яка відряджена стороною, у переговорах, конференціях або сим­позіумах, які проводяться за тематикою, що збігається з основною діяльністю платника податку.

Після виконання доручення підзвітна особа повинна подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт про здійснені витрати. До нього прикладаються рахунки, квитанції, товарні чеки, залізничні квитки та інші документи, які підтверджують проведені витрати. На документах про прид­бання матеріальних цінностей повинні бути підписи осіб, які їх прийняли на відповідальне зберігання. Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує підзвітна особа. Готівка, видана під звіт на відрядження, але не витрачена, має бути повернена до каси підприємства не пізніше трьох робо­чих днів після закінчення відрядження.

Подані Звіти про використання коштів, наданих на відряджен­ня або під звіт, перевіряють у бухгалтерії в частині обґрунтова­ності здійснених платежів і визначають суму витрат, яка має бути затверджена керівником підприємства. Після затвердження у про використання коштів, наданих на відрядження під звіт, бухгалтерія повністю розраховується з підзвітною ocoбою . Якщо сума авансу перевищує суму витрат по звіту, то різшщя попер” гається в касу, якщо навпаки, то відшкодовуються перевитрати шляхом видачі грошей з каси. У випадках неповернення підзвітних сум вони мають бути утримані з оплати праці.

Найбільше грошей під звіт видають на службові відрядження. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за роз­порядженням керівника підприємства на певний строк до іншої місцевості для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється нака­зом по підприємству (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження, а відрядженому видається посвідчен­ня про відрядження за встановленою формою (табл. 3.4).

Термін відрядження не може перевищувати в межах України ЗО календарних днів, за кордон – 60 календарних днів.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження, що робляться за місцем відрядження. Відмітки про прибуття і вибуття працівника засвідчуються в посвідченні про відрядження тією печаткою, якою користуються на підприємстві для засвідчення підпису відповідної службової особи.

Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то до­бові не виплачуються.

На підприємстві ведуть журнал реєстрації посвідчень про відрядження за встановленою формою (табл. 3.5).

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і се­редній заробіток за час відрядження. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений.

Відрядженому працівнику згідно із Звітом про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, відшкодовуються нитрати по найму житлового приміщення та проїзду до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, а також виплачу­ються добові.

Таблиця 3.4

Штамп

підприємства, установи

ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Видано _________Дерева О. В.. економіст______­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_________________________________________________________________

відрядженому в м. Київ. Міністерство аграрної політики

Підстава: наказ № 15, від «19» 04 2005 p.

Строк відрядження _3 днів по 22.04 2005 p.

Дійсно до пред’явл. паспорта сеу.СН640284

Печатка Директор (ТОВ «Дніпро»)                                                                                                  _____Гриб

Відмітки про вибуття, прибуття до пунктів призначення та ви­буття з них:

Вибув з ТОВ «Дніпро» Прибув у м. Київ

20.04 2005 p.                                                              20.04 2005 p.

Печатка                                                                                        Печатка

(ТОВ «Дніпро»)                                                                 (місце відрядження)

ПідписРудь М. С. Підпис Загородній І. С.

Вибув з м. Київ Прибув у ТОВ «Дніпро»

22.04 2005 p.                                                                     22.04 2005 p.

Печатка                                                                                       Печатка

(місце відрядження)                                                            (ТОВ «Дніпро» )

Підпис Загородній І. С. Підпис Рудь М. С.

За кожний день перебування працівника у відрядженні, врахо­вуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування у дорозі, йому виплачуються добові у розмірі до 25 гривень за добу при відрядженнях у межах України, 280 гривень – для відряджень за кордон. Зменшувати розмір добових не дозволяється.

ПРИМІТКА. При виїзді до кількох пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

Таблиця 3.5

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження

№ з/п Прізвище, ініціали Місце роботи та посада. Місце відря-дження Дата й номер наказу (розпоряд-ження) Дата й номер посвідче-ння про відряже-ння Дата вибуття у відряд-ження Дата прибуття з відрядження
1 Дерева О.В. Еконо-міст м. Київ, Міністер-ство аграрної політики України 19.04.

2005р. №15

1 20.04. 2005р. 22.04. 2005р.

У разі, коли до рахунків вартості проживання у готелях вклю­чаються витрати на одноразове харчування, добові зменшують до 20,00 грн, дворазове харчування – 15,00 гри, триразове харчуван­ня — 10,00 грн; при відрядженнях за кордон – 224,00, 154,00, 98,00 грн відповідно.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня при­буття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника терміном на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за пов­ну добу.

Відрядженим працівникам відшкодовують фактичні витрати по найму житлового приміщення згідно з поданими документами.

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодову­ються працівникові у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального ко­ристування (крім таксі), включаючи всі витрати, пов’язані з при­дбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, страхові платежі з обов’язкового особистого страхуван­ня пасажирів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документа­ми) відповідно до маршруту, погодженого керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в м’якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1 – 4 групою тарифних ставок на суд­нах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовуються в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (ба­гажних квитанцій), рахунків готелів (мотелів), страхових полісів тощо.

Витрати у зв’язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Перед від’їздом у відрядження працівникові видається грошо­вий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат по відрядженню. Після повернення з відрядження протягом трьох днів працівники зобов’язані подати Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, про фактичні витра­ти по відрядженню (табл. 3.6). До Звіту додається посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов’язаних з відрядженням.

Розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернені витрачені кошти на відрядження або під звіт:

У разі несвоєчасного повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням) та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного

місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

Сума штрафу________(грн) = несвоєчасно повернена сума

_____ (грн) х 15 : 100.

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного

місяця, на який припадає граничний термін повернення:

Сума податку____(грн) = не повернена сума ____ (грн) х ставка

оподаткування (пункт 7.1 статті 7 Закону України «Про податок з доходів

фізичних осіб»): 100.

Сума штрафу ____ (грн) = не повернена сума ____(грн) х 15 : 100.

Підпис особи, що склала розрахунок __ Дата складання розрахунку_ З розрахунком ознайомлений: підпис ____________Дата ____

(прізвище, ім’я, по батькові)

Зворотній бік

Дата Пор.№ док. Кому, за що і на підставі якого документа заплачено Сума Дебет
рахунок карт
1 2 3 4 5 6
20.04 1 Проїзд ТОВ “Днпро” – м. Київ, квиток №4938 15,00 92 1
ПДВ 3,00 64
22.04 2 Проїзд м. Київ – ТОВ “Дніпро”, квиток № 8482 15,00 92 1
ПДВ 3,00 64
20-21.04 3 Оплата готелю, рахунок №274 від 21.04.2005 р. 60,00 92 1
1 2 3 4 5 6
ПДВ 12,00 64
20-21.04 4 Добові 18 грн Х 3 дні = 54 грн 54,00 92 1
21.04 5 Дошки, касовий чек №985 від 21.04.2005 р. 1000,00 20 1
ПДВ 200,00 64
21.04 6 Цвяхи, касовий чек №6974 від 21.04.2005 р. 75,00 20 1
ПДВ 15,00 64
21.04 7 Лак, касовий чек №4757 від 21.04.2005 р. 300,00 20 1
ПДВ 60,00 64
Усього: 1812,00

Підпис підзвітної особи              Дерева Дата  22.04.2005 р.

Розрахунки по підзвітних сумах обліковують на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Це активно-пасивний рахунок. На дебеті його записують видані суми під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської за­боргованості. Запис роблять на підставі видаткових касових ор­дерів, кредитуючи рахунок ЗО «Каса». По кредиту субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум, яке може відбуватися шляхом повернення грошей у касу, віднесення на витрати вироб­ництва, оприбуткування придбаних матеріальних цінностей. При цьому дебетують рахунки 20 «Виробничі запаси», 23 «Виробницт­во», 92 «Адміністративні витрати», ЗО «Каса» та інші залежно від характеру операції.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в журналі-ордері 3.

Відрядження за кордон має свої особливості. Воно здійснюєть­ся відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження завдання, в якому визначаються мета виїзду, термін, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запро­шенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може пере­вищувати 60 календарних днів.

На відрядження видається аванс у національній валюті країни відрядження або у вільноконвертованій валюті. Для придбання квитків для проїзду по Україні можуть бути видані гривні. На­приклад, працівник виїжджає з Дніпропетровська у Берлін. Йому потрібно доїхати до Києва, а із Києва (Бориспіль) вилетіти літа­ком у Берлін. Отже, в такому разі оплата за проїзд із Дніпропет­ровська до Києва буде у гривнях. У гривнях також будуть добові (18 грн за добу) до того часу, коли працівник має пройти митний контроль. За дні перетину кордону України (в обох напрямках) згідно з датами відміток у закордонному паспорті добові витрати відшкодовуються за нормами, встановленими для відряджень за кордон (280 грн за добу).

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон, але не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прий­няття рішення про відміну поїздки повернути до каси під­приємства раніше виданий аванс у тих грошових одиницях, в яких аванс був одержаний. Підприємство ці кошти протягом п’яти робочих днів повинно повернути в банк.

Якщо працівник після повернення із відрядження повертає в касу невикористану іноземну валюту, то вираховують і відобра­жають курсові різниці по ній. Відображення операцій при закор­донних відрядженнях показано в таблиці 3.7.

Облік закордонних відряджень

Зміст господарських операцій Кориспонденція рахунків
дебет Кредит
З поточного рахунку оплачено за оформлення візи та закордонного паспорта 371 “Розрахунки за виданими авансами” 311 “Поточні рахунки в національній валюті”
Списано на адміністративні витрати суми за оформлення візи та закордонного паспорта 92“Адміністративні витрати” 371 “Розрахунки за виданими авансами”
З поточного рахунку перераховано для придбання валюти 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті” 311 “Поточні рахунки в національній валюті”
Зараховано на валютний рахунок долари США за курсом НБУ (курс НБУ 5,3) 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті” 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті
Нараховано збір до пенсійного фонду 92“Адміністративні витрати” 651 “За пенсійним забезпеченням”
Оплачено збір до пенсійного фонду (1,5% від 5300 = 79,5) 651 “За пенсійним забезпеченням” 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті
Оплачено комісійну винагороду банку за купівлю валюти 92“Адміністративні витрати” 333 “Грошові кошти в дорозі в національній валюті
Отримано з валютного рахунку долари США для відрядження 302 “Каса в іноземній валюті” 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті”
Видано з каси аванс відрядженому працівнику 372 “Розрахунки з підзвітними особами” 302 “Каса в іноземній валюті”
На підставі Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, віднесено суму валюти на витрати 92“Адміністративні витрати” 372 “Розрахунки з підзвітними особами”
Повернено в касу невикористану валюту

(10 дол. США, курс 5,4)

302 “Каса в іноземній валюті” 372 “Розрахунки з підзвітними особами”
Курсова різниця, що виникла в результаті зміни курсу за час від видачі авансу до його повернення 372 “Розрахунки з підзвітними особами” 714 “Дохід від операційної курсової різниці”
Списано адміністративні витрати 79 “Фінансові результати” 92“Адміністративні витрати”
Списано дохід від курсової різниці 714 “Дохід від операційної курсової різниці” 79 “Фінансові результати”

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витра­ти на пально-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу  та затвердженого маршруту.

Відшкодовуються також інші витрати, пов’язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового авто­мобіля. Відшкодовуються збори за проїзд ґрунтовими, шосейни­ми дорогами та водними переправами.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, то виплата здійснюється в націо­нальній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості.

загрузка...