Пошук
загрузка...
Книги
Счетчик

Первинний облік матеріальних запасів

Всі операції, пов’язані з надходженням, переміщенням і вибут­тям матеріальних цінностей, повинні оформлятися відповідними первинними документами. Міністерство статистики України на­казом № 193 від 26 червня 1996 р. затвердило такі типові форми первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів:

М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

М-2 «Довіреність»;

М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

М-4 «Прибутковий ордер»;

М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

М-8 «Лімітно-забірна картка»;

М-9 «Лімітно-забірна картка»;

М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) ма­теріалів»;

М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення)

матеріалів;

М-12 «Картка складського обліку матеріалів»;

М-13 «Реєстр приймання-здачі документів»;

М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

М-15 «Акт про приймання устаткування»;

М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;

М-16 «Матеріальний ярлик»;

М-17 «Акт про виявлені дефекти устаткування»;

М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залиш­ку матеріалів від установлених норм запасу»;

М-19 «Матеріальний звіт»;

М-20 «Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей»;

М-21 «Інвентаризаційний опис»;

М-23 «Акт про витрату давальницьких матеріалів»;

М-26 «Картка обліку устаткування для установлення»;

М-28 «Лімітно-забірна картка»;

М-28а «Лімітно-забірна картка»;

1-ТН «Товарно-транспортна накладна».

Типові форми первинних документів з обліку сировини та ма­теріалів уведені в практику підприємств різних галузей.

Сільськогосподарські підприємства використовують спеціалі­зовані, а також частину типових форм документів.

Оприбутковують товарно-матеріальні цінності (далі ТМЦ) від постачальників по рахунках-фактурах і доданих до них товарно-транспортних накладних, накладних на відпуск товарно-ма­теріальних цінностей, специфікаціях, квитанціях тощо.

З метою контролю надходження і оприбуткування ТМЦ від постачальників бухгалтерія або відділ постачання (якщо він є) ве­дуть журнал обліку вантажів, що надійшли (форма № М-1). За­повнюють журнал на підставі первинних документів по надхо­дженню ТМЦ. У ньому роблять також відмітки про запитання, що пов’язані з розшуком вантажів, які не надійшли.

Для одержання ТМЦ від постачальника по наряду, рахунку, договору, замовленню представнику одержувача видають довіреність (форма № М-2).

Бланки довіреностей є документами суворої звітності, їх виго­товлення здійснюють з друкарською нумерацією відповідно до «Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суво­рого обліку». Обліковують бланки довіреностей як бланки суворої звітності.

При видачі довіреності реєструють у журналі реєстрації довіре­ностей (форма № М-3) і видають під розписку в ньому. Журнал повинен бути пронумерований, прошнурований та скріплений пе­чаткою і підписами керівника і головного бухгалтера під­приємства.

Довіреність на одержання цінностей видається тільки посадо­вим особам, які працюють на цьому підприємстві. Вона підпи­сується керівником і головним бухгалтером підприємства або їх заступниками.

Термін дії довіреності встановлюється залежно від можливос­тей одержання та вивозу відповідних цінностей за нарядом, ра­хунком, накладною або іншим документом, на підставі якого видана довіреність, але не більше як на 10 днів. Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких проводиться централізова­но кільцевими перевезеннями, допускається видавати на кален­дарний місяць.

Особа, яка одержала довіреність, зобов’язана не пізніше нас­тупного дня після одержання цінностей подати в бухгалтерію до­кументи про виконання доручення і здати на склад ТМЦ. Вико­ристана довіреність залишається у постачальника при першому відпуску товарів. Невикористані довіреності потрібно повернути підприємству на наступний день після закінчення терміну їх дії. Повернені невикористані довіреності гасяться надписом «невико­ристана» і зберігаються протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів. У журналі робиться відмітка про використання довіреності з посиланням на номер і дату доку­мента. Особі, яка не прозвітувала про використання довіреності, за якою минув термін дії, інша довіреність не видається.

Довіреність не використовується, якщо цінності завозяться пос­тачальником або транспортною організацією безпосередньо на склад покупця, а також підзвітними особами при розрахунках готівкою.

Бланки довіреностей, які зберігаються на підприємстві, відобра­жаються на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доставку за дебетом рахунку 20 «Виробничі запаси» і кредитом розрахунко­вих рахунків (рахунки 63, 68, 37). Одночасно на позабалансовий рахунок 08 «Бланки суворого обліку» зараховується вартість вказа­них бланків. В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.

Передача бланків довіреностей з місця зберігання особі, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей, проводиться по накладній і відобра­жається оборотами по дебету і кредиту рахунку 20 та позабалансо­вого рахунку 08.

Списують бланки довіреностей по актах типової форми № М-2, затверджених керівником підприємства: дебет рахунків 92 «Адміністративні витрати» або 93 «Витрати на збут» і кредит ра­хунку 20. Одночасно проводиться їх списання з позабалансового рахунку 08. Акт складають не рідше одного разу на квартал.

У разі псування, втрати або розкрадання бланків довіреностей складається окремий акт, в якому вказують кількість і номери викрадених бланків, а також визначають винних осіб. Якщо їх не встановлено, то списують бланки довіреностей у встановленому порядку на адміністративні витрати.

При прийманні вантажів експедитор повинен перевірити відповідність кількості і якості ТМЦ супровідним документам. При наявності пошкоджень контейнерів, відсутності або заміни пломб та в інших випадках від залізниці вимагають скласти ко­мерційний акт. Порядок приймання ТМЦ за кількістю та якістю регулюється інструкціями та відповідним розділом статуту залізниці.

Доставлені на підприємство ТМЦ експедитор або інша особа здає на склад. Завідуючий складом, приймаючи вантаж, на су­провідному документі робить запис такого змісту «Поіменовані в рахунку-фактурі цінності відповідають кількості, вказаній в ньому, і прийняті мною». Там же він ставить дату і свій підпис. На підприємстві для вказаної мети можна використовувати спеціально підготовлений штамп.

На прийняті цінності завідуючий складом може складати при­бутковий ордер (форма № М-4). В таких випадках він прикла­дається до матеріального звіту, а супровідні документи на ТМЦ здаються в бухгалтерію окремо.

Потреба складати прибутковий ордер виникає в тих випадках, коли ТМЦ по одному документу завозять на різні склади по части­нах. Тому кожний завідуючий складом складає прибутковий ор­дер лише на ті цінності, які він прийняв на свій склад. В інших ви­падках складати прибуткові ордери недоцільно, бо це просто збільшує кількість документів та ускладнює облік. В ордерах бу­дуть копіюватися дані рахунків-фактур або товарно-транспорт­них накладних.

При виявленні невідповідності фактичної кількості, якості, комплектності даним супровідних документів приймання ціннос­тей припиняється і викликається представник постачальника. При його неявці цінності приймає комісія, до складу якої входить також представник незацікавленої організації.

Комісія складає акт про приймання матеріалів (форма № М-7), який підписує також завідуючий складом, підтверджуючи факт приймання цінностей. Акт складають у двох примірниках, один з яких є підставою для оприбуткування цінностей, а другий вико­ристовується для оформлення претензій постачальнику. Ана­логічно здійснюється приймання цінностей у тих випадках, коли відсутні супровідні документи (невідфактурована поставка).

Імпортні товари покупець оприбутковує на склад на підставі приймального акта та акта експертизи торгово-промислової пала­ти. У разі виявлення розбіжностей із даними супровідних доку­ментів фактичної кількості або якості товарів приймання їх не призупиняється, а складається рекламаційний акт. У ньому за­значаються особи, які беруть участь у прийманні, місце складан­ня акта, номер контракту, найменування покупця і продавця, невідповідності кількості, якості, комплектності тощо даним су­провідних документів.

Рекламаційні акти отримувач складає окремо за кожним іно­земним постачальником, на кожну партію товару згідно з транс­портним документом у 10-денний термін від дня надходження то­вару, а з товарів, на які постачальник надає гарантії, – протягом п’яти днів від дня виявлення дефектів.

Рекламаційні акти та інші документи відразу після їх оформ­лення відсилаються постачальнику рекомендованим листом у чотирьох примірниках.

Відпуск сировини, матеріалів, палива у виробництво здійснюють на підставі відповідних видаткових документів, дотримую­чись діючих лімітів. Всі документи на відпуск матеріалів зі скла­ду повинні бути підписані керівником підприємства і головним бухгалтером.

Разовий відпуск ТМЦ для використання або переміщення все­редині господарства здійснюють по накладних (форма № М-11). Накладна, як правило, виписується в двох екземплярах, один з яких передається на склад, а другий залишається в одержувача цінностей.

При систематичному відпуску матеріалів замість разових нак­ладних використовують нагромаджувальні документи – лімітно-забірну карту на одержання матеріальних цінностей (форма № М-8). Вона виписується на термін у межах місяця. У ній зазна­чається ліміт, в межах якого можуть бути відпущені матеріали.

Картка складається в двох екземплярах, один з яких знахо­диться в одержувача і є документом для оприбуткування цінностей, а другий залишається у завідуючого складом. При видачі цінностей він робить запис в обох екземплярах. Завідую­чий складом і одержувач взаємно в них підписуються про ви­дачу і одержання цінностей. Після використання ліміту або після закінчення терміну дії картки видача цінностей не прово­диться.

Затверджено чотири типові форми лімітно-забірних карт (фор­ми № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а). Форма № М-8 використо­вується для здійснення багаторазового відпуску одного номенкла­турного номера матеріалів протягом місяця. По формі № М-9 можна відпускати лімітовані матеріали чотири рази на відпо­відний об’єкт обліку, вказуючи дати відпуску і залишок ліміту після кожної видачі.

Форма № М-28 використовується для відпуску матеріалів на конкретний будівельний об’єкт і ведеться протягом усього періоду його будівництва. Вона знаходиться у виконавця робіт. Одночасно ведеться щомісячна форма № М-28а, яка знаходиться на складі. При видачі матеріалів комірник підписується у формі № М-28. Одержувач підписується у формі № М-28а. В кінці місяця вико­навець робіт заповнює графу 14 форми № М-28 про залишок ма­теріалів на об’єкті на кінець місяця. Вираховується фактична витрата матеріалів на об’єкт. Після перевірки записів у формі № М-28 бухгалтерія при незакінченому об’єкті будівництва по­вертає її виконавцю робіт для продовження використання.

На підставі накладних та лімітно-забірних карток відбувається відпуск цінностей зі складу в бригади, цехи та інші внутрігоспо­дарські виробничі підрозділи, тобто здійснюється переміщення матеріалів від однієї особи до іншої. Списання цінностей на вироб­ництві оформляють актами на списання сировини, матеріалів, насіння, добрив, виробничого і господарського інвентаря тощо.

Готову продукцію з виробництва оприбутковують по рапортах про виробіток за зміну, маршрутних листах, відомостях.

У сільському господарстві вихід продукції від урожаю оформ­ляють реєстрами, путівками на вивіз продукції з полів, щоденни­ками. Молоко оприбутковують по журналу обліку надою молока, приплід тварин – по актах на оприбуткування приплоду. Насіння на посів списують по актах на витрату насіння і садивного ма­теріалу, добрива – по актах про використання мінеральних, ор­ганічних і бактеріологічних добрив отрутохімікатів та гербіцидів, корми – по відомостях витрачання кормів.

Відпуск матеріальних цінностей покупцям здійснюють по товар­но-транспортних накладних (форма № 1-ТН) або накладних на відпуск товарно-матеріальних цінностей (форма № М-20), які є підставою для списання цінностей у постачальників і оприбутку­вання у покупців. Оформляють накладні у встановленому порядку.

Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей є доку­ментом суворого обліку. Вона є підставою для списання ТМЦ про­давцем і оприбуткування їх покупцем.

Накладна виписується продавцем, який здійснює відпуск цінностей. Виписують накладну в трьох примірниках:

– перший примірник передається підприємству, яке одержує ТМЦ і є підставою для їх оприбуткування;

– другий примірник залишається на складі постачальника і є підставою для їх списання;

– третій примірник передається пропускному пункту для конт­ролю за вивезенням ТМЦ за межі підприємства, а потім пере­дається у бухгалтерію підприємства-постачальника.

загрузка...